Le guide ultime pour devenir Inbox Zero et le rester

Inbox Zero, quezako ?

Le concept d’Inbox Zero consiste à traiter tous ses mails reçus pour ne plus avoir aucun mail dans sa boîte de réception.

Les avantages d’être Inbox Zero

  • Gain de productivité. Vous serez plus rapide dans le traitement de vos mails.
  • Une meilleure organisation et un meilleur contrôle de vos mails et des actions qui en découlent.
  • Davantage de focus. Vous ne serez plus dérangé à devoir consulter vos mails régulièrement.
  • Plus de sérénité, moins de charge mentale. Vous ne serez plus perdu parmi une pléthore de mails, ne sachant plus si vous avez déjà traité ce sujet ou non.
  • Meilleure réactivité. Vous ne risquez plus d’oublier de traiter un mail, perdu parmi tant d’autres.

Inbox Zero est avant tout une question de méthode et de discipline, et pas une question d’outils.

Etape 1 : Comment organiser efficacement sa boîte mail

Avant de passer concrètement au traitement de vos mails, vous devez organiser votre boîte mail.

Etape 2 : La méthode des 4D pour traiter chaque mail une seule fois

C’est une nouvelle habitude à prendre pour tous les mails que vous allez traiter désormais. L’objectif est de ne lire chaque mail qu’une seule fois pour identifier les actions en qui découlent. D’où gain de temps et de productivité !

  • Delete : Le mail ne contient qu’une information à connaître. Après en avoir pris connaissance, pas d’intérêt à le conserver, supprimez-le.
    Si l’information partagée est vraiment importante à conserver (et uniquement dans ce cas-là), conservez-la dans un dossier à part.
  • Delegate : L’action demandée n’est pas pour vous directement. Déléguez-la, en ayant pris soin de partager le contexte, l’objectif (quoi et quand) à la personne concernée. Là aussi, une fois ce mail traité, détruisez-le ou rangez-le à part.
  • Defer : L’action demandée va nécessiter plus de 2 minutes de traitement. Planifiez-la dans votre todo-list (pour une petite tâche) ou dans votre agenda (pour quelque chose de plus long).
  • Do : L’action peut être faite en 2 minutes maximum. Faites-la tout de suite, et ensuite détruisez ou archivez le mail.

Etape 3 : Traiter sa backlog actuelle de mails

Commençons maintenant à purger concrètement votre dette de mails.

Etape 4 : Archiver tous les autres mails, plus vieux et sûrement devenus obsolètes

A cet instant, vous n’avez traité qu’une toute petite partie de votre boîte de réception, mais il s’agissait de la plus récente, et de la plus pertinente.

Etape 5 : Traiter les tous derniers mails reçus

L’étape 3 de traitement de votre backlog de mails vous aura nécessairement pris du temps.

Etape 6 : Les nouvelles habitudes à prendre pour rester Inbox Zero

Maintenant que vous êtes devenu Inbox Zero, il va falloir le rester.

  • Désactivez les notifications (sonores et visuelles) qui vous préviennent de l’arrivée d’un nouveau mail.
  • Ne traitez vos mails qu’à certains moments prédéfinis dans la journée (ne consultez pas votre boîte mail toutes les 10 minutes).
  • Réservez-vous du temps (et donc des créneaux) pour traiter vos mails (n’espérez pas tout traiter en juste 5 minutes).
  • Ne lisez chaque mail qu’une seule fois, en utilisant la méthode des 4D.
  • Quand vous avez terminé, fermez votre messagerie (ou ne restez pas dans la boîte de réception) pour ne pas être tenté de continuer à traiter les nouveaux mails.

Passez à l’action !

Ne vous contentez pas d’avoir lu cet article.

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www.FabienRaynaud.com — Project Manager ★ Startup Advisor ★ Crowdfunding Ambassador ★ Business Angel ★ Management, Innovation, Personal Development, Investment

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Fabien RAYNAUD

Fabien RAYNAUD

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