Le guide ultime pour devenir Inbox Zero et le rester

Une méthode complète et pratique pour reprendre le contrôle de votre boîte mail.
Pour tous ceux qui se sentent débordés par leur messagerie.

Inbox Zero, quezako ?

Le concept d’Inbox Zero consiste à traiter tous ses mails reçus pour ne plus avoir aucun mail dans sa boîte de réception.

Il s’agit avant tout d’une méthode d’organisation, avec de nouvelles habitudes à prendre.

Cette méthode est à la portée de quiconque… Même (et surtout !) si votre boîte mail regorge de milliers de mails non lus. Que ce soit pour vos mails perso ou pro.

Vous ne pouvez pas contrôler le flux de mails qui arrivent dans votre boîte de réception. Par contre, plutôt que de vous en rendre esclave, la méthode Inbox Zero permet justement d’en redevenir le maître à bord.

C’est une méthode de productivité très efficace. Le temps que vous ne passerez pas à gérer inefficacement vos mails, sera autant de temps à consacrer à vos objectifs.

Les avantages d’être Inbox Zero

• Gain de productivité. Vous serez plus rapide dans le traitement de vos mails.
• Une meilleure organisation et un meilleur contrôle de vos mails et des actions qui en découlent.
• Davantage de focus. Vous ne serez plus dérangé à devoir consulter vos mails régulièrement.
• Plus de sérénité, moins de charge mentale. Vous ne serez plus perdu parmi une pléthore de mails, ne sachant plus si vous avez déjà traité ce sujet ou non.
• Meilleure réactivité. Vous ne risquez plus d’oublier de traiter un mail, perdu parmi tant d’autres.

Inbox Zero est avant tout une question de méthode et de discipline, et pas une question d’outils.

Etape 1 : Comment organiser efficacement sa boîte mail

Avant de passer concrètement au traitement de vos mails, vous devez organiser votre boîte mail.

La meilleure organisation est celle qui consiste à créer des dossiers selon les différents thèmes / projets que vous gérez.

Mais attention, le mieux est l’ennemi du bien. Ne tombez pas dans le travers de créer trop de dossiers, ou avec une arborescence trop lourde.

Adoptez un système simple et basique, avec peu de dossiers.

Aujourd’hui, tous les clients mails proposent des systèmes de recherche puissants (par expéditeur, par date, et surtout par mot-clé). Même avec une organisation très basique, vous saurez retrouver facilement un mail en particulier.

Cas extrême : n’ayez qu’un seul dossier qui contiendra tous vos mails traités.

Etape 2 : La méthode des 4D pour traiter chaque mail une seule fois

C’est une nouvelle habitude à prendre pour tous les mails que vous allez traiter désormais. L’objectif est de ne lire chaque mail qu’une seule fois pour identifier les actions en qui découlent. D’où gain de temps et de productivité !

Voici comment fonctionne la méthode des 4D :

• Delete : Le mail ne contient qu’une information à connaître. Après en avoir pris connaissance, pas d’intérêt à le conserver, supprimez-le.
  Si l’information partagée est vraiment importante à conserver (et uniquement dans ce cas-là), conservez-la dans un dossier à part.

Astuce : Configurez votre dossier des éléments supprimés pour automatiquement purger les messages de plus de 30 jours. Si vous recevez une information qui n’aura plus de valeur dans 30 jours, déplacez ces mails dans la corbeille. En cas de besoin, vous aurez toujours 30 jours pour le retrouver.

• Delegate : L’action demandée n’est pas pour vous directement. Déléguez-la, en ayant pris soin de partager le contexte, l’objectif (quoi et quand) à la personne concernée. Là aussi, une fois ce mail traité, détruisez-le ou rangez-le à part.
• Defer : L’action demandée va nécessiter plus de 2 minutes de traitement. Planifiez-la dans votre todo-list (pour une petite tâche) ou dans votre agenda (pour quelque chose de plus long).
• Do : L’action peut être faite en 2 minutes maximum. Faites-la tout de suite, et ensuite détruisez ou archivez le mail.

Dorénavant, balayez chaque mail avec cette méthode des 4D. Quand un mail est traité, il n’est plus dans votre boîte de réception.

Etape 3 : Traiter sa backlog actuelle de mails

Commençons maintenant à purger concrètement votre dette de mails.

Pour cette étape, réservez-vous exceptionnellement une plage importante de temps dans votre agenda, et faites en sorte de ne pas être dérangé.

Prenez le dernier mail reçu, et identifiez l’action à faire selon la méthode 4D. Ensuite, comme prévu, ce mail disparaît de votre boîte de réception.

Faites de même pour l’avant-dernier mail, et ainsi de suite…

Si vous recevez de nouveaux mails entre-temps, ignorez-les pour le moment ; vous les traiterez plus tard.

Continuez ainsi, mail après mail. Traitez au minimum les mails du jour et de la veille. Ce sera un excellent exercice pour vous “muscler” à la méthode des 4D.

Quand vous serez remonté à plusieurs jours d’historique, et que vous commencerez à rencontrer des mails qui ne deviennent plus d’actualité, stoppez et passez à l’étape suivante.

Etape 4 : Archiver tous les autres mails, plus vieux et sûrement devenus obsolètes

A cet instant, vous n’avez traité qu’une toute petite partie de votre boîte de réception, mais il s’agissait de la plus récente, et de la plus pertinente.

Que faire de cette montagne de “vieux” mails qui restent encore ?

Créez tout simplement un dossier dédié (“Archives”, par exemple) et déplacez-y tous ces mails restants.

Vous ne traiterez pas ces mails. Il faut en faire le deuil. Mais entre nous, les auriez-vous traités ?

Ainsi archivés, ils ne sont pas perdus, et si besoin, vous pourrez toujours les retrouver.

N’ayez pas peur de ne pas avoir traité un mail important. Si le sujet est vraiment important, on ne manquera pas de vous relancer sur le sujet.

Etape 5 : Traiter les tous derniers mails reçus

L’étape 3 de traitement de votre backlog de mails vous aura nécessairement pris du temps.

Refaites de même sur les tous derniers mails que vous avez reçus pendant ce laps de temps.

A la fin de cette étape, vous serez enfin Inbox Zero ! 🏆

Célébrez cet instant ! 🍾

Etape 6 : Les nouvelles habitudes à prendre pour rester Inbox Zero

Maintenant que vous êtes devenu Inbox Zero, il va falloir le rester.

Pour cela, voici les quelques bonnes habitudes simples à prendre désormais :

• Désactivez les notifications (sonores et visuelles) qui vous préviennent de l’arrivée d’un nouveau mail.
• Ne traitez vos mails qu’à certains moments prédéfinis dans la journée (ne consultez pas votre boîte mail toutes les 10 minutes).
• Réservez-vous du temps (et donc des créneaux) pour traiter vos mails (n’espérez pas tout traiter en juste 5 minutes).
• Ne lisez chaque mail qu’une seule fois, en utilisant la méthode des 4D.
• Quand vous avez terminé, fermez votre messagerie (ou ne restez pas dans la boîte de réception) pour ne pas être tenté de continuer à traiter les nouveaux mails.

Vous n’avez pas besoin d’être Inbox Zero chaque jour. Commencez par le devenir une fois par semaine, puis deux. Et si vous constatez tous les bienfaits apportés par cette pratique, vous n’aurez aucun mal à devenir Inbox Zero chaque jour.

Passez à l’action !

Ne vous contentez pas d’avoir lu cet article.

Définissez maintenant quand vous allez appliquer chacune de ces étapes.

Passez à l’action !

C’est un premier investissement en temps nécessaire, mais qui vous en fera gagner énormément par la suite.

N’hésitez pas à me partager vos retours, ou poser vos questions dans les commentaires.